BATULICIN – Arsip merupakan rekaman peristiwa, rekaman kejadian, atau kinerja sebuah organisasi/instansi yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Namun, dalam kesehariannya, khususnya sebagai aparatur pemerintah sering arsip ini terabaikan atau mungkin dianggap sesuatu yang telah tersimpan. Padahal keberadaan arsip sangat penting dan diperlukan. Akibatnya, ketika sebuah organisasi atau instansi membutuhkan arsip dalam proses pengambilan keputusan, maka arsip tersebut tidak ditemukan, hilang, tidak lengkap, ataupun ditemukan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama untuk dicari.
Untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik, terpercaya, menjamin perlindungan dan kepentingan negara, hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan dengan prinsip dan kaidah yang sesuai dengan standart yang berlaku. Oleh karena itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Pustarda) Kabupaten Tanah Bumbu melaksanakan Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis bagi PPA SKPD (Petugas Pengelola Arsip Satuan Kerja Perangkat Daerah) Tanah Bumbu.
Demikian disampaikan Kepala Dinas Pustarda Tanah Bumbu, Ir Mariani MAP, dihadapan peserta Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis, Kamis (26/10/2017) di Mahligai Bersujud, Kecamatan Simpang Empat.
Mariani mengatakan, hilangnya arsip dapat menyulitkan pemerintah itu sendiri dalam usahanya memberikan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu, arsip hilang aset juga melayang.
Ia berharap, melalui kegiatan Workshop ini dapat meningkatkan kesadaran khususnya bagi PPA SKPD untuk menjadikan arsip sebagai aset yang berharga dan jangan terabaikan bahkan sampai hilang.
Berdasarkan hal tersebut, tentunya penyelenggaraan workshop sangat penting untuk mewujudkan tertib arsip dimulai dari penerimaan, pendistribusian, penggunaan arsip, pemeliharaan, dan penyusunan arsip.
Pada posisi ini peran PPA sangat penting, oleh sebab itu semua PPA dituntut integritas tinggi dan bertanggungjawab untuk melaksanakan kearsipan seperti mencatat, menyeleksi, mengendalikan, memantau tindak lanjut surat, entri arsip, melakukan penyimpanan arsip, memberikan layanan kearsipan, serta melakukan konversi arsip dari media kertas ke media elektronik.
“Pada workshop ini, PPA diberikan pembekalan pengetahuan dan wawasan serta keterampilan. Setiap PPA SKPD diharapkan mampu menyelengarakan tata kelola kearsipan khususnya arsip dinamis di instansinya masing-masing,” Sebutnya.
Terkait pengelolaan arsip ini, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tanah Bumbu telah menyusun draf Peraturan Bupati (Perbup) tentang Tata Kelola Kearsipan, yang pada tahun 2018 Perbup tersebut menjadi pedoman bagi PPA dalam mengelola arsip.
Agar tertib arsip ini dapat terwujud, sebut Mariani, juga diperlukan adanya pengembangan sarana dan prasarana kearsipan di masing masing SKPD.
“Kami berharap seluruh SKPD di Tanah Bumbu ada anggaran yang tersedia untuk pengelolaan kearsipan,” ujarnya.
Sementara itu, Bupati Tanah Bumbu Mardani H Maming melalui Staf Ahli Bupati Bidang Hukum Politik dan Pemerintahan H Muhammad Thaha menyampaikan permohonan maaf Bupati dan Wakil Bupati Tanah Bumbu yang tidak bisa berhadir membuka Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis karena melaksanakan tugas lainnya. Namun demikian, Bupati Mardani H Maming menyambut baik dengan digelarnya workshop dalam upaya meningkatkan SDM aparatur Pemkab Tanah Bumbu guna memberikan pelayanan maksimal kepada masyarakat dan meningkatkan pembangunan daerah.
Hadir pada pembukaan Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis, Pimpinan SKPD Pemkab Tanbu, Pejabat TU di SKPD Pemkab Tanbu, serta PPA SKPD. Adapun narasumber Workshop dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Kalimantan Selatan. (Rel/MC.Tanbu)
